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SmartOptimizer止まっていることに気づく

仕事が止まるのは、誰も思い出さないから。

「確認してください」「それは来月やります」「直したので見てください」。この3つは、その場では決着せず、詰まったことにも気づかれません。SmartOptimizer は、決着しなかったものを持ち、期日と待ち先を見て、止まっていることを人に届けます。

判定は期日と日数だけ(LLMを使わない) · 鳴った理由を必ず表示 · 催促を送るボタンは置かない
The Problem

こんな状態になっていませんか

確認を投げたまま忘れられる
詰まっているのは「誰かの返事を待っている」状態ですが、待っていること自体がどこにも残りません。
「後でやります」が後で帰ってこない
先送りにしたときは納得しているのに、その期限が来たことを誰も知らせてくれません。
渡した仕事の行き先が分からない
成果物を渡してから、相手が見たのか、止まっているのかが見えません。
進捗会議で初めて発覚する
問題は、人が集まって聞くまで分かりません。その間に止まっていた日数は帰ってこない。
誰かの記憶に依存している
思い出した人が催促するしかないので、思い出す人に負担が集まります。

進捗を入力させる対策は、入力する余裕があることを前提にしています。その前提が崩れているときに限って、仕事は止まります。

How It Works

決着しなかったことを持って、期日と待ち先だけを見る。

新しく入力する作業を増やしません。AIとの会話で「確認します」「後でやります」「渡しました」となった時点で、それが残ります。拾う判定にはLLMを使わないので、なぜ鳴ったのかを数字で説明できます。

会話で決着しなかったものが、その後どうなるかいまは、確認や「あとでやります」や渡した仕事は、その会話が終わると記録として 残りません。覚えているのは人だけなので、思い出した人が催促するまで動きません。 SmartOptimizer を入れると、決着しなかったものが4種類(確認待ち・後回し・ 渡して返事待ち・次の一手)として残り、期日と待ち先という機械的な条件だけで 止まっているものを拾います。LLMの判断は使わないので、なぜ拾われたかを 数字で説明できます。知らせ方は3つあり、次の会話の中・管理画面・日次メールです。 閉じるのは人で、「これは問題ない」と閉じた理由が判定の条件を直す材料になります。 催促を送るボタンはありません。いまAIとの会話「これで良いか確認します」「それは来月やります」「直したので見てください」会話が終わると消える覚えているのは人だけ思い出した人が催促する→ 誰も思い出さなければ止まったままSmartOptimizer を入れた後決着しなかったものを持つ確認待ち人の返事を待っている後回し「来月やります」渡して返事待ち成果物を渡した次の一手次にやると決めた★「来月やります」を日付に丸めない(月・四半期・いつか、のまま持つ)止まっているものを拾う期日を過ぎた・待ち先が答えない動きが無い日数・1人に集まりすぎLLMの判断は使わない(条件と日数だけ)だから「なぜ鳴ったか」を数字で説明できる次の会話の中でAIが最初に見て人へ伝える画面で案件ごとに一覧で見る日次メールで画面を見ない人にも届く閉じるのは人「対応した」/「これは問題ない」理由が判定条件を直す材料になる催促を送るボタンは無い人が人を急かす道具にしない
止まっていることを拾う条件は、すべて期日と日数です(LLMは使いません)。 鳴った理由と使った条件を必ず表示し、閉じるのは人です。
管理画面「止まっていること」の見え方管理画面には、重さ・内容・鳴った理由・未読の人数・操作が並びます。 鳴った理由の列には、動きが無い日数や期日の超過日数と、判定に使った閾値が 一緒に出ます。たとえば「2日 動きなし(既定 6時間)」「期日を4日超過(判定: 月末)」 「着手中6件(既定5)」のように表示されます。外部の課題と突き合わせて拾ったものは、 日数ではなく根拠(外部が closed / merged)が出ます。操作は「対応した」と 「これは問題ない」の2つだけで、後者は理由の入力が必須です。 催促を送るボタンはありません。止まっていること案件ごとの一覧 / 閉じたものも見る重さ内容鳴った理由未読操作要対応レビューが止まっているPR #198 の依頼2日 動きなし(既定 6時間)2人対応した問題ない注意期日が過ぎている「9月中に対応」と決めたもの期日を 4日 超過(判定: 月末)1人対応した問題ない注意1人に集まりすぎている着手中が5件着手中 6 件(既定 5)対応した問題ない参考外部は終わっているのに開いたままowner/repo#123(外部は merged)根拠: 外部が closed / merged対応した問題ない★日数と「使った閾値」を並べて出す — これが無いと、閾値を上げるべきか対応が必要かを人が判断できない
「これは問題ない」で閉じる時は理由が必須です。その理由が、閾値を直すときの 唯一の材料になります(鳴りすぎを勘で調整しないため)。
外部の課題管理との突き合わせGitHub の Issue と Pull Request を読み取り、こちら側の記録と突き合わせます。 読むだけで、こちらから書き戻すことはしません。外部の課題管理を正本のまま 残すためです。突き合わせで分かるのは2つで、外部はすでに終わっているのに こちら側が開いたままのもの、そして外部で止まっているのにこちら側に記録が 無いものです。前者は閉じ忘れで、通知に出続けて信用を失う原因になります。 後者はレビュー依頼も記録も無いまま放置されているものです。GitHub(外部)Issue / Pull Request状態・期限(マイルストーン)こちらが正本読むだけ書き戻さない(正本を2つにしない)こちら側の記録宙に浮いたもの・レビュー依頼突き合わせる鍵は owner/repo#番号外部は終わっているのに開いたまま閉じ忘れ。通知に出続けて信用を失う外部で止まっているのに記録が無いレビュー依頼も記録も無いまま放置★直すのは外部の画面(こちらは映すだけ)。取り込みの成否は必ず記録するので、「連携しているつもりで止まっていた」に気づけます。
いまは GitHub の読み取りに対応しています(Gitea・Backlog・Redmine は同じ形で 増やせる設計ですが、1つずつ出す方針です)。
01
4種類として持つ

確認待ち・後回し・渡して返事待ち・次の一手。工数や進捗率は持たず、「誰の番で、いつまでか」だけを持ちます。

02
「来月やります」を日付に丸めない

日・月・四半期・いつかの4段階で持ちます。無理に日付を入れさせると嘘の期日が並び、鳴り続けて無視されるようになります。

03
拾い方は機械的な条件だけ

期日を過ぎた、待ち先が答えない、動きが無い日数、人に集まりすぎている―― といった14種の条件で拾います。閾値は設定で変えられます。

04
届け方は3つ

次の会話の中でAIが伝える・管理画面で一覧で見る・日次メールで届く。同じことを何度も送らないよう、送った記録を持ちます。

05
閉じるのは人

「対応した」と「これは問題ない」の2つだけ。後者は理由が必須で、その理由が閾値を直す材料になります。

06
外部の課題と突き合わせる

GitHub の Issue / PR を読み取り、「外部は終わっているのにこちらが開いたまま」「外部で止まっているのにこちらに記録が無い」を見つけます。書き戻しはしません(外部が正)。

Defaults

拾う条件(既定値)

すべて日数と件数です。鳴りすぎる場合は設定で変えられます(変える根拠になるのは、人が「これは問題ない」と閉じたときの理由です)。

既定値

導入時の初期値です。案件ごとに設定で変えられます。

期日超過即時本人が置いた期日の境界を過ぎたとき(月の約束なら月末)
着手したまま動かない3日着手中なのに進捗の申告が無い
止まったまま2日止まっている理由を書いたまま動かない
承認を待っている3日人の判断を待っているものが残っている
1人に集まりすぎ5件同時に着手中の件数の上限
外部で止まっている7日GitHub の PR が外部で動かなくなってからの日数

これは作業量を測る指標ではありません。工数・進捗率・稼働時間は記録しませんし、人を並べて比べる画面もありません。拾えるのは「止まっている」という事実だけで、その原因は人が見て判断します。

How to Start

1件の案件で、1週間試す。

全社で始める必要はありません。いまAIを使っている案件を1つ選んで、浮いているものが実際に拾えるかを見てください。

1. 案件を1つ選ぶ
何度も「あれどうなりましたか」と聞いている案件が向いています。
2. いま使っているAIに繋ぐ
お渡しするセットアップを1回実行し、Claude Code や Codex を再起動していただくだけです。以後は会話の中で浮いたものが残り始めます。
3. 1週間、画面を見る
「止まっていること」の画面に、心当たりのあることが並んでいるかを見ます。
4. 鳴りすぎるものを閉じる
「これは問題ない」と理由を添えて閉じていただくと、その理由が閾値を直す材料になります。
5. 日次メールを入れる
画面を見ない方にも届くようにします。届くのは本人とPM(PMが未設定の案件では管理者)だけで、全員には送りません。
FAQ

よくあるご質問

Q既存のプロジェクト管理ツールと置き換えになりますか。
なりません。課題管理の正本を二重にしないため、外部のツール(今は GitHub)は**読むだけ**で、こちらから書き戻しはしません。この仕組みが持つのは、ツールに起票する前に**会話の中で浮いてしまったこと**です。
Q監視のように受け取られませんか。
工数・進捗率・稼働時間は記録しません。人を並べて比べる画面もありません。**催促を送るボタンも意図して置いていません** ―― 人が人を急かす道具にしないためです。届くのは当事者とPMだけです。
QAIが勝手に人へ仕事を割り当てたりしませんか。
できません。AIからは**自分が持つものと、この会話の利用者への確認**しか置けないようにサーバ側で強制しています(他人を待ち先にしようとすると拒否します)。他人へ渡すのは管理画面からの人の操作だけです。
Q鳴りすぎて読まなくなりませんか。
それを前提に設計しています。閾値はすべて設定で変えられ、**鳴った理由と使った条件を必ず画面に出します**。また「これは問題ない」で閉じるときに理由をいただくので、どの条件を緩めるべきかが数で分かります。
Q「いつかやる」と決めたものはどうなりますか。
期日の無いものは**日々の通知には出しません**(出すと鳴り続けて無視されるため)。一覧画面には残るので、棚卸しのときにまとめて見ます。
QBacklog や Jira にも対応しますか。
現在は GitHub の読み取りのみです。Gitea・Backlog・Redmine は同じ形で増やせる設計にしてありますが、**1つずつ出す**方針なのでご希望を伺って順番を決めています。
Q期日が来たものを、カレンダーやメールに繋げられますか。
**開発中です。** 本体側の仕組み(イベントの受け渡しと、外向きの実行は人の承認を必須にする仕組み)までは入っていますが、Google カレンダーなどへ実際に届ける部分は未実装です。なお、**他人に届くもの(メール送信など)はAIの判断だけでは実行しない**設計です――AIは下書きまでで、送るのは人が押します。

まずは3か月、無料でお試しください。

「止まっていること」の画面と、鳴った理由の見え方を実際にお見せしながらご説明します。

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